专访鸥社OSIR:远程办公趋势明显,围观Google是如何远程办公?

新一轮疫情波及世界各国家,增加了企业经济发展的不确定性,就目前形势来看,城市各区存在不同风险情况,线下办公依旧需要错锋、分批、避免聚集。在疫情尚未正式明朗阶段,远程办公仍是许多企业的选择。

没有尝试过远程办公形式的企业,在过去两三周被迫试水开启远程办公模式,结果是手忙脚乱还是井井有条,其根本取决于公司在线上的管理。

其实无论公司规模大小,只要“连接”做得好,远程协同办公与在线下职场办公同样高效。

远程协作的重中之重,一是流程,二是员工。流程决定了员工与员工之间,部门与部门之间,上下级之间能否良好协作,员工之间的交流则决定了身处异地的团队能否齐心协力。

国内远程协同自由职业者平台鸥社OSIR这样解析:“Google 用三个环节,串联起远程协作”。

无法处于同一空间,那就保证协调时间。时间协调是远程工作中的重要一环,时间规定不清晰,就会出现信息接收和回应时间差,视频会议人等人,关键时刻找不到人等等耗时耗力耗感情的问题。

规范和准则可以明确界定团队应该如何协同工作。

Google建议团队中的领导层,把时间规范化,比如非工作时间的邮件回复;跨时区信息同步;提前告知会议时间,以及预计会议时长;会议时间是否在员工的非工作时间······如果无法保证时长可以控制,那就保证时间可以确定。

视频会议是目前是远程工作中最常见的交流方式,通常要求处于异地的员工统一在线,那就需要提前做好协调工作。Google要求先准备好视频会议的条件,比如预定办公空间;测试网络和视频所用的硬件软件……保证所有人可以准时坐在运转良好的摄像头前,这是视频会议能发起的首要条件。

视频会议和线下对谈最重要的区别,不在于网络延迟,更多的是员工能否感受到和同事的「交流感」。Google 就非常看重每个个体员工之间的连接,这种连接创造了团体工作中的「氛围感」。

因此Google会希望员工视频会议中,不关闭麦克风和摄像头,保持每一个员工在声音和眼神的连接,也要对其他同事的工作有所反馈和认可,或许只是一个点头致意,随声应和一句「嗯」,保证每一种声音都会被倾听。在视频会议里,哪怕是非工作内容的寒暄插曲,都会带来 Google 所推崇的「团队氛围感」。

Google也建议,要把线上会议看作像线下会议一样,准备好相应的材料和文档。不管是同事还是领导,要在讨论环节主动询问不发言员工的意见。

无法处于同一空间,但也要保持情绪连接。

远程工作中,流程可控,人不可控。昔日邻桌同事纷纷变成网上邻居,关掉屏幕后的工作无迹可查。Google认为,要把屏幕一角的同事就当作坐在隔壁工位一样去交流。

Google鼓励员工主动社交,在会议正式开始前的几分钟,大家围绕生活进行一些闲聊,分享一些最新动态,介绍周围所在地环境;在会议结束后,团队自行建立聊天群组,不仅可以随时讨论工作相关问题,也可分享一些有趣的社交内容,相互问候相互打气,甚至是一起「云咖啡」、「云聚餐」……这些主动的方式让员工们融入彼此的生活。把真正意义上的人际互动引入到枯燥乏味的视频会议中,引入到单纯靠网络连接的社交关系中,就此让一个团队中的员工建立起互相了解和信任的关系。

以上所述更强调谷歌作为一家跨国大公司,对于远程协同办公中常见问题的建议。

首先是环境的选择,谷歌建议,如果是讨论复杂的,或是需要广泛参与的话题时,开个群组视频的效果要比群聊、邮件、即时通讯更有效率。

其次保持信息共享,这包括切换到你的显示屏,谷歌也建议,保持生活的原态,居家不用过于严肃,偶尔跳脱出工作情境中的时刻,也是缩短同事之间距离感的瞬间。

对Google这样的跨国大公司来说,还有许多其他要考虑的问题,比如跨时区、跨文化,考虑到各个时区工作伙伴的非工作时间,Google会建议员工之间相互理解和配合,领导定期轮换会议时间,以减轻时区差异带来的负担。

所以,作为国内知名远程办公平台的鸥社OSIR,平台上聚集了大量的热衷远程协同办公的自由职业者,帮助国内企业搭建远程办公的工作系统,完善了工作流程,更输出了大批量自由职业者通过远程办公的形式帮助企业达到降本增效。

鸥社OSIR认为只要企业“连接”做得好,远程协同办公可以同线下办公同样高效。在高效利用云端协作服务同时,跳出工具,回归到每个团队,每名员工,每个身处异地的工作伙伴本身,这一个个节点才是产生连接的基础。或许办公室在未来会消亡,但协作、社交和人本身,依旧会是人类社会进步的基石,这也是 Google无数次强调的公司文化之一: 在互联网时代,Google 扁平化、自由组织、无需监管的管理模式,才是激发团队创新的动力 。

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